février 9, 2018

Le télésecrétariat pour prendre soin de ses clients

Aujourd’hui, le télétravail ne cesse de prendre de plus en plus d’ampleur et le télésecrétariat en fait partie. En plus, cela peut même être avantageux pour certaines entreprises. En particulier pour les petites et moyennes entreprises. Pour vous aider à mieux voir sur le sujet, voici quelques points importants.

Qu’est-ce que le télésecrétariat ?

Le télésecrétariat est l’ensemble des services de secrétariat, mais qui sont effectués à distance pour le compte d’un client et par une société spécialisée. Ainsi, une société peut déléguer ce service vers un standard téléphonique où la télésecrétaire s’occupera de l’organisation et tout ce qui concerne l’accueil téléphonique, et rappelons-le, tout le processus se fera à distance. On peut dire que c’est une solution qui répond aux besoins de certaines professions.

Quels sont les avantages ?

Il faut savoir que ce service d’externalisation peut présenter bien des avantages. Qu’il s’agisse de télésecrétariat indépendant, salarié ou en entreprise, on en relève des points positifs. Toutefois, pour être sûr de l’efficacité du service offert, le mieux serait de faire appel à des professionnels. Ces derniers sauront répondre à vos besoins et mettront toute leur expertise à votre service. En ce sens, si recourir à des experts vous tente, vous pouvez vous rendre sur ce site.

Voici quelques avantages pour vous donner des idées concrètes de ce que le secrétariat à distance peut vous apporter.

  • La simplicité : le fait de recourir au télésecrétariat se révèle être d’une grande simplicité de par le fait où il ne nécessite pas de recrutement. En effet, il ne vous suffit que de prendre contact avec l’entreprise spécialisée en précisant bien ce dont vous avez besoin. Puis, la prestation sera fournie en fonction de ce qui a été convenu par les deux parties.
  • La souplesse : l’entreprise peut avoir des besoins ponctuels et cela peut conduire à une surcharge de travail. Dans ce cas, le recours à une télésecrétaire peut s’avérer être une priorité absolue.
  • La qualité : le télésecrétariat s’appuie essentiellement sur des personnes qui possèdent les compétences ainsi que les qualités nécessaires pour satisfaire ses clients. Aussi, vous pouvez être sûr que vous serez satisfait du service rendu.
  • La rapidité : la rapidité, voilà un autre avantage du télésecrétariat. Ainsi, les travaux qui seront confiés à la télésecrétaire seront exécutés dans les plus brefs délais et surtout dans le temps impartis.
  • La gestion d’absences : Outre l’organisation de l’accueil téléphonique, les entreprises peuvent également faire appel à la télésecrétaire pour contrôler l’absence de ses salariés, que ce soit légitime ou inopiné. Par exemple, il peut s’agir des congés annuels, des congés de maternité ou même des congés maladie.

Les services proposés par les télésecrétaires

Les services que les télésecrétaires peuvent varier en spécialité et en prestation. En réalité, ces derniers s’adaptent aux besoins et aux demandes de leurs clients. C’est ce qui fait que le travail de télésecrétaire nécessite une certaine faculté d’adaptation. En effet, il n’est pas rare que les télésecrétaires soient sollicités pour d’autres services tels que la saisie de données, l’archivage, la gestion du courrier ou encore la tenue d’une petite comptabilité.

Une possibilité de bénéficier de services spécialisés

Il faut savoir que la spécialisation du télésecrétariat est possible. D’ailleurs, à l’heure actuelle, les demandes ne cessent de s’accroître, notamment dans le domaine juridique et dans le domaine médical. Par exemple, si vous tenez un cabinet médical ou un cabinet juridique, vous pouvez confier votre accueil téléphonique avec les prises de rendez-vous, la gestion d’agenda ou d’autres tâches.

La maîtrise du budget sur la tarification du service

Le budget qui sera alloué au télésecrétariat sera connu à l’avance. L’entreprise prestataire établira un devis avec vous. Même pour une mission qui est, normalement facturée à l’heure, vous pouvez convenir d’un budget. Par exemple, vous pouvez établir ensemble d’un budget à ne pas dépasser. Vous verrez également qu’il n’y aura pas de coûts caché, comme les congés payés, les taxes diverses sur les salaires, les indemnisations ou encore en ce qui concerne la réduction du temps de travail.

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