De nombreuses entreprises sont confrontées à la problématique de la gestion des documents. Elles ont souvent du mal à retrouver quand il le faut les dossiers qu’elles ont reçus ou produits, ce qui met parfois à mal leur fonctionnement. Si votre entreprise est dans cette situation, vous devez prendre des dispositions pour bien gérer vos archives. Mais le mieux est de faire appel à une société d’archivage. Celle-ci pourra vous soulager en s’occupant de la gestion de tous vos documents à partir de méthodes efficaces. Et la base de son action est le classement.
Pour archiver correctement, il est nécessaire de classer, c’est-à-dire d’organiser et de structurer les documents de l’entreprise, ce qui permettra de les mettre dans un bon ordre. Sachez que le classement des archives est une obligation légale à respecter absolument par les entreprises. En effet, la loi impose aux sociétés de conserver leurs documents pendant un certain temps en veillant à ce qu’ils soient en bon état et accessibles. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, voici quelques règles simples à appliquer.
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Faire une indexation pour réaliser un bon classement
Il est important d’accorder du temps pour décortiquer le contenu de vos documents afin de faire une indexation. Cela consiste à repérer et extraire des mots ou expressions qui ont un sens profond dans un contexte donné puis de créer un lien entre le texte original traité et ces termes. Le but est d’attribuer à chaque document des marques particulières qui renseignent sur la pertinence de son contenu pour ainsi le classer. L’indexation est une bonne astuce qui permet d’optimiser la gestion des documents en entreprise.
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Être capable de définir son univers documentaire
Vous ne parviendrez pas à gérer convenablement vos documents si vous ne savez pas véritablement de quoi ils sont constitués. La définition claire de votre univers documentaire s’impose donc. En général, l’information liée à l’activité de l’entreprise est répartie sur des supports papier et des supports informatiques. Vous devez savoir exactement les différents types de documents dont vous disposez et vous assurer d’y avoir accès. Aussi, pour exploiter pleinement votre univers documentaire, vous devez établir la liste de tous les formats utilisés par vos documents, comme excel, pdf et xml. Il est en outre essentiel de différencier les types de contenus et recenser les différentes langues utilisées pour les produire. Si cela vous semble compliqué, vous gagnerez à avoir recours à une entreprise d’archivage.
Savoir catégoriser ses documents
Accordez de l’importance à la catégorisation de vos documents si vous tenez à faire un bon classement. Toutefois, faites-le correctement. Il est recommandé d’effectuer cette catégorisation par année, en accordant une place de proximité aux documents de l’année en cours. Ensuite, choisissez un titre à chaque document en fonction de la nature de celui-ci. Veillez à ce que l’intitulé soit compréhensible afin que vous puissiez le mémoriser facilement. Comme idée, vous pouvez choisir « clients », « factures », « projets » ou « devis » pour nommer les catégories rattachées à ces thématiques.
Pour une catégorisation plus performante, il est bon d’attribuer une couleur à chaque rubrique. Et pour que ce soit plus que parfait, vous pouvez étiqueter chaque document en créant un système de datation ou en attribuant un numéro de référence.
Déterminer des endroits et choisir du mobilier approprié pour accueillir ses documents
Photo Arcalys : Stockage, gestion et conservation sécurisée de documents
Au sein de votre entreprise, il faudrait que des endroits soient destinés à recevoir vos documents. Aussi, du mobilier approprié doit s’y trouver pour les accueillir. À propos de mobilier, vos documents peuvent être disposés dans des armoires, des caissons mobiles ou des étagères. Vous devez faire en sorte que les supports matériels dans ou sur lesquels vous avez placé les dossiers de votre entreprise soient accessibles. Pour être plus pratiques, vous pouvez mettre des accessoires dans ce mobilier pour recevoir vos documents, comme des intercalaires, des chemises, des corbeilles superposables et des protège-documents. À ce niveau aussi, il est possible d’utiliser des couleurs pour repérer les accessoires qui accueillent vos différents types de documents. Pour vous décharger de ce travail fastidieux, il est préférable de collaborer avec une entreprise spécialisée dans l’archivage de documents.
Opter pour une sauvegarde numérique
Dans beaucoup d’entreprises, l’heure est à la dématérialisation. On y choisit de faire de la sauvegarde numérique en informatisant les documents les plus importants, comme les statuts et les pièces comptables. À ce niveau aussi, un classement informatique est effectué afin qu’il ne soit pas compliqué de retrouver un fichier donné. La sauvegarde numérique permet d’avoir ses documents intacts en cas d’incendie ou inondation. Mais pour cela, les éléments numérisés sont stockés aussi bien au sein du parc informatique de l’entreprise que sur des serveurs qui se trouvent ailleurs. Sachez que dans le cadre de la gestion électronique de documents, le respect de modalités de diffusion et de conservation conformes à la norme ISO 9001 est exigé. Avec une entreprise d’archivage de documents, soyez sûr que des dispositions spéciales seront prises pour un stockage numérique parfait de vos dossiers.
Pour aller plus loin : Point sur le cadre légal de l’archivage de documents